Ou autrement dit : Frais déductibles pour les indépendants :
- Quels frais pouvez-vous postuler en déduction dans votre déclaration fiscale ?
- Quels frais déclarer ?
- Quels sont les risques si je déclare des frais et que je ne puisse pas prouver qu’ils sont liés à l’activité professionnelle ?
Les frais professionnels déductibles permettent d’aboutir au revenu imposable.
La correcte détermination du revenu imposable est réalisée par le calcul suivant :
Produits – Charges = Revenu imposable
Où :
Produits = chiffre d’affaires, honoraires, commissions, etc.
Charges = frais directs liés à l’activité (par ex. achats marchandises, honoraires sous-traitants, etc.) , frais généraux (loyers, assurances, frais de déplacement, etc.), …
Vous souhaitez savoir quels frais professionnels sont déductibles et sous quelles conditions ?
Cette actualité a pour but de faire la synthèse de ce qu’il faut entendre par « frais professionnels ».
Indépendants, salariés et fonctionnaires peuvent fiscalement déclarer leurs frais professionnels réels.
Cette note ne visera que le régime des indépendants pour la partie « frais professionnels réels »
Les professions libérales, chefs d’entreprise et conjoints aidants peuvent opter
- simplement pour le système forfaitaire (le calcul est réalisé automatiquement lors de l’établissement du calcul par le SPF FINANCES)
ou
- déclarer les frais professionnels réellement engagés.
Si vous possédez une entreprise individuelle (= indépendant personne physique disposant d’un numéro de TVA personnel), il faut prouver les frais réels.
Les deux systèmes ne peuvent pas être combinés : soit on opte pour le système forfaitaire, soit on choisit de déclarer les charges et frais réellement supportés pour l’activité professionnelle.
Il est néanmoins possible de changer de système chaque année et, par exemple, déclarer des frais par le biais du système forfaitaire, et l’année suivante, les frais réels.
Frais professionnels réels
Les frais professionnels réels peuvent être ventilés par nature/par type de frais par ex.
- en dépenses de frais de déplacement,
- d’espace de travail (domicile ou bureau),
- d’équipement informatique et autre matériel de bureau,
- de cotisations sociales,
- de formation, etc.
Conditions applicables aux frais déductibles
Le chef d’entreprise indépendant peut déduire les frais professionnels pour autant que ceux-ci :
aient été engagés dans le cadre de son activité professionnelle en vue de générer un revenu imposable ;
- aient été payés ou supportés au cours de l’année où il souhaite les déduire ;
- puissent être prouvés à l’aide de pièces justificatives (factures, reçus, contrats, etc.).
-
Frais déductibles limités ou partiels
Les frais professionnels ne sont pas tous déductibles à 100 %.
- Certains frais peuvent être mixtes : en partie privé et en partie professionnel.
- D’autres frais peuvent être soumis à des limitations légales selon le Code des Impôts sur le revenu : ex. frais de restaurant 69 % admis
- Certains frais peuvent être soumis à la double limitation ci-dessus.
-
Frais professionnels mixtes
Il vous arrive souvent d’utiliser de nombreux biens tant pour votre activité que pour le privé. Par exemple : votre voiture, votre abonnement Internet ou votre bureau à domicile. Ces frais étant partagés entre la vie privée et la vie professionnelle, seule une partie peut être déclarée en tant que frais professionnels.
Le reste est privé.
Veillez à utiliser une clé de répartition crédible, adaptée à vos activités et aux heures prestées. Nous pouvons vous aider à déterminer la quotité professionnelle des frais professionnels mixtes.
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Frais soumis à un % de dépenses non admises
Les frais ci-dessous ne peuvent être que partiellement déclarés :
- Dans une entreprise individuelle, les frais de voiture ne sont déductibles qu’entre 50 % et 100 % de la partie professionnelle de l’usage du véhicule, en fonction des émissions de CO2 de ce dernier. [1]
Pour info :
Pour les entreprises (personnes morales), ce pourcentage varie entre 50 % et 100 %, également en fonction des émissions de CO2 du véhicule.
- Les frais de restaurant sont déductibles à 69 %, à condition que ceux-ci soient encourus pour votre activité professionnelle.
- Les cadeaux d’affaires (également appelés « frais de représentation ») peuvent être déclarés à raison de 50 %.
- Etc?
-
Frais professionnels non déductibles
Un certain nombre de dépenses ne sont pas déductibles en tant que frais professionnels.
Il s’agit des frais à usage entièrement privé, des impôts, des amendes et certaines taxes, les majorations pour paiement tardif de cotisations sociales, etc.
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Frais intégralement déductibles
Pratiquement tous les autresfrais engagés pour votre activité professionnelle sont entièrement déductibles.
Parmi ceux-ci, l’on retrouve notamment les cotisations sociales, la prime pour la Pension Libre Complémentaire, certaines assurances ou la location ou le remboursement mensuel du crédit de votre bureau (pour la partie charges financières e.a.).
Attention aussi à bien distinguer ce qui relève de la sphère privée :
-
Cas particulier : Déplacements domicile-lieu de travail
Ceux-ci sont considérés comme dépenses d’ordre privé.
Le déplacement domicile-lieu de travail se définit comme le déplacement que vous effectuez sur le trajet entre votre domicile et le lieu fixe où vous travaillez.
N’entrent donc pas dans cette catégorie les déplacements que vous effectuez pendant votre travail.
Si vous vous rendez chez un client par ex. il s’agit uniquement d’un déplacement professionnel.
Le déplacement domiclie – lieu de travail est considéré comme un déplacement personnel dont les frais vous incombent à titre privé.
En effet, les frais afférents à ces déplacements domicile-lieu de travail sont exposés dans le but de recueillir des revenus professionnels et peuvent être admis en déduction comme charges professionnelles pour le travailleur/l’indépendant/le dirigeant d’entreprise.
Le forfait est de 0.15 €/km selon l’article 66 paragr. 4 CIR 92.
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Investissements
Les frais engagés pour des objets que vous utiliserez pendant plusieurs années sont considérés comme un investissement.
Les investissements sont déduits en tant que frais professionnels en amortissant un montant fixe sur plusieurs années, en fonction de leur durée de vie.
Par exemple, l’amortissement des bâtiments et de leurs aménagements, du matériel de bureau, des ordinateurs et des véhicules.
-
Frais professionnels forfaitaires
Vous engagez peu de frais pour votre profession libérale, votre activité de chef d’entreprise ou de conjoint aidant ?
Il pourrait alors être plus simple de ne pas déclarer les frais que vous engagez, et de laisser le fisc déterminer un montant déductible.
Ce forfait se situe grosso modo entre 2.000 € et 3.000 €.
Vous hésitez quant à ce qui est le plus avantageux pour vous ?
Ne vous inquiétez pas :
Lorsque nous établissons votre projet de déclaration fiscale, nous évaluons ce qui est le plus favorable pour vous.
Ainsi, si vous déclarez vos frais réels – alors que le système forfaitaire génèrerait des frais professionnels plus élevés –, nous faisons à chaque fois la comparaison entre le système forfaitaire et les frais réels afin d’opter pour la situation la plus favorable dans le calcul final.
Généralement, l’utilisation du forfait est plus avantageux lorsque l’on n’a que peu de frais professionnels réels à déduire.
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L’indépendant à titre complémentaire peut-il déclarer des frais ?
Oui. Ces frais sont soumis aux mêmes règles que ceux des indépendants à titre principal.
Vous pouvez tenir compte – dans une certaine mesure – des frais antérieurs au démarrage de votre activité.
Dès lors, si vous prévoyez de vous inscrire en tant qu’indépendant à titre complémentaire dans un avenir proche, veillez à conserver les preuves d’achat de tous les frais que vous engagez dans ce cadre.
Conclusions
Plus haut, nous avons mentionné les différentes conditions pour qu’une charge puisse être considérée comme professionnelle.
Quelques exemples de questions et de la complexité de ce qu’est une charge professionnelle :
L’achat de tickets pour assister à un festival de musique est-il déductible ?
- Oui par ex. si l’activité est prof. de musique ou une activité dans le secteur du film ou de la culture (ingénieur du son)
- Non par ex. si l’activité est cuisinier ou restaurateur : comment prouver que la charge est nécessaire pour générer du chiffre d’affaires ?
L’achat de vêtements (par ex. un costume) : est-ce déductible ?
- Non : les frais de vêtement sont non déductibles
- Oui si par ex. nécessité par l’activité professionnelle (vêtements pour tournage d’un clip vidéo) ou si ces vêtements sont du type : tabliers, bleus de travail, toges avocat, etc.
Nous sommes à votre disposition pour analyser avec vous ce qui peut être considéré comme charge professionnelle et quel serait le % de déduction en cas de limitation.
Prenez un conseil auprès d’un professionnel du chiffre, surtout si vous démarrez une activité comme indépendant.
Le risque de devoir supporter un supplément d’impôt si vous avez déduit des charges qui ne peuvent pas être considérées comme professionnelles est important.
Ce risque se traduit en suppléments d’impôts à payer avec parfois des majorations ….
Quand on démarre une actvitié, il faut veiller particulièrement à gérer sa trésorerie avec prudence. Les professionnels du chiffre sont à vos côté pour vous aider à prévenir et à vous guider pour éviter de telles difficultés.
[1] Des nuances existent dans les % de déduction en fonction de l’année d’acquisition du véhicule
