Le SPF Finances a annoncé que, dès le 1er janvier 2026, l’utilisation de factures électroniques structurées deviendra obligatoire pour presque toutes les transactions entre entreprises belges soumises à la TVA (relations B2B).
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facturation électronique (e-facturation ou e-invoicing) désigne la numérisation complète des processus de facturation, tant pour l’émission que pour la réception des factures au sein d’une entreprise.
Une facture électronique correspond à un fichier numérique conçu dans un format structuré (comme XML), transmis informatiquement et pouvant être traité automatiquement.
Ainsi, envoyer un PDF par e-mail ne relève pas de l’e-facturation.
En effet, un fichier non structuré ne permet pas un traitement automatisé côté client.
Pour que cette automatisation fonctionne, les systèmes informatiques du fournisseur et du client doivent utiliser des formats compatibles.
PEPPOL ? c’est ….
C’est dans ce cadre que l’Union européenne a mis en place Peppol, un réseau fermé favorisant la transmission des factures dans toute l’Europe, ainsi que la Norme européenne pour la facturation électronique, un standard unifié. Ensemble, ces outils rendent possible une adoption à grande échelle de l’e-facturation.
Nous vous invitons à lire cet article pour en savoir plus à propos de PEPPOL.
Qui est concerné ?
Cette obligation concerne les transactions entre entreprises (B2B) mais exclut celles effectuées avec des particuliers (B2C).
Pour les marchés publics (B2G), l’e-facturation sera obligatoire pour les contrats publiés à partir du 1er mars 2024, avec des règles spécifiques applicables à ce cadre[1].
Comment adopter la facturation électronique ?
- Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou de facturation :
Vérifiez auprès de votre fournisseur que votre logiciel de factration est compatible avec l’e-facturation, car la plupart des outils modernes supportent déjà ce type de fonctionnalité.
Note : Les logiciels de comptabilité que nous utilisons actuellement (Winbooks, Exact Online, Odoo, Winauditor, Horus) permettent déjà d’intégrer les factures à recevoir en format XML.
- Si vous utilisez un ERP (progiciel de gestion intégré – Enterprise Resource Planning) :
Les entreprises ayant un grand volume de factures utilisent souvent des systèmes ERP.
Ces systèmes peuvent être configurés pour répondre aux normes Peppol via deux options :
- Implémenter directement la norme Peppol et sélectionner un point d’accès.
- Externaliser cette préparation à un prestataire tiers, tout en s’assurant du respect des spécifications PEPPOL.
- Si vous créez des factures avec Word, Excel ou PDF :
Ces formats non structurés ne permettent pas l’automatisation ni la sécurisation des données.
Il est recommandé de migrer vers des logiciels spécialisés dans la facturation électronique, adaptés aux petites entreprises et indépendants.
Nous pouvons vous en recommander certains, le logiciel à choisir sera celui correspondant au volume estimé de facturation annuel.
Qu’en est-il du self-billing ?
Le self-billing, ou auto-facturation, reste possible si un accord préalable existe entre les parties. Chaque facture doit être validée par le fournisseur ou prestataire. [2]
Cette méthode sera bientôt compatible avec PEPPOL.
Des aides sont-elles disponibles ?
Deux mesures fiscales soutiennent la transition vers la facturation électronique :
- Déduction pour investissement numérique : à partir du 1er janvier 2025, les investissements numériques bénéficieront d’une déduction de 20 %.
- Déduction majorée pour logiciels de facturation : entre 2024 et 2027, les petites PME et indépendants peuvent déduire jusqu’à 120 % des surcoûts liés aux abonnements de logiciels conformes à la facturation électronique.
Exemple :
Supposons qu’une petite entreprise utilise un logiciel de facturation par abonnement, avec un coût annuel de 300 € pour la version de base.
En raison de l’adoption de la facturation électronique, l’abonnement est mis à jour, entraînant un surcoût de 100 € par an pour intégrer les fonctionnalités liées à la facturation électronique.
- Coût total de l’abonnement après la mise à jour : 400 € (300 € + 100 €).
- Montant éligible pour la déduction majorée : le surcoût de 100 €.
- Déduction fiscale majorée à 120 % : 120 € (100 € × 1,2).
Ainsi, cette déduction permet à l’entreprise de réduire sa base imposable de 120 €, au lieu de 100 €, pour couvrir ce surcoût.
Cette mesure rend la transition vers l’e-facturation plus accessible financièrement.
La facturation électronique est-elle sécurisée ?
Oui, les factures électroniques circulent via des plateformes sécurisées, comme PEPPOL, garantissant confidentialité et intégrité des données. L’adoption de ce réseau est donc un gage de sécurité.
[1] Exceptions :
Certaines situations ne nécessitent pas l’utilisation de factures électroniques structurées, notamment :
- les entreprises en faillite ;
- celles effectuant exclusivement des opérations exemptées d’après l’article 44 du Code de la TVA ;
- les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable ;
- les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la TVA, applicable jusqu’au 1er janvier 2028).
Toutefois, l’utilisation volontaire de l’e-facturation est encouragée, même dans les cas où elle n’est pas légalement requise.
[2] Dans le système du self-billing, la facture est établie par le cocontractant (acheteur ou preneur du service) et pas par le fournisseur ou prestataire qui doit normalement établir la facture. C’est la raison pour laquelle le système est également qualifié de système de la ‘facture délivrée par le cocontractant’.
