Conserver ses documents ? Oui mais combien de temps ?
Vous êtes décidé à faire du tri ?
Vous trouvez d’anciens documents dans un classeur ?
Votre étagère, votre garage, votre cave … est remplie de paperasse et vous avez besoin de faire de la place ?
Autant de situations qui vous pousse à vous poser les questions suivantes :
« Combien de temps dois-je conserver mes documents comptables ?
Puis-je m’en débarrasser ? »
Jusqu’à récemment, le gouvernement imposait un délai légal de conservation des documents comptables d’une durée de 7 ans.
Cependant, une loi datant du 20.11.2022 a fait passer ce délai légal de conservation à 10 ans. (Loi du 20.11.2022 – MB 30.11.2022).
Les documents comptables doivent donc être conservés pendant les 10 années (ou les 10 exercices comptables) qui suivent la période imposable à laquelle se rapportent ces documents.
Quels sont exactement les documents à garder ?
Il s’agit de toutes les pièces permettant de déterminer le montant des revenus imposables :
- Les livres comptables,
- les documents comptables d’enregistrement des opérations,
- les éléments de suivi comptable ou de gestion des stocks (factures, relevés bancaires, bons de commande),
- les comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexes…), etc.
Ce n’est qu’à partir de l’exercice comptable de 2022 (c’est-à-dire l’exercice d’imposition 2023) que vous devez tout conserver pendant au minimum 10 ans.
En ce début d’année 2023, vous pouvez donc en principe jeter tout ce qui date de 2015 (ou d’avant).
Vous devez conserver les documents relatifs à l’exercice comptable (année civile) 2022 (Exercice d’imposition 2023) au moins jusqu’à fin 2032, et les documents relatifs à l’année civile 2021 (Exercice d’imposition 2022) au moins jusqu’à fin 2028.
Il y a-t-il des exceptions ?
Il y a des exceptions principalement pour :
- Les investissements : les factures d’investissement qui sont amortis doivent être conservées pendant respectivement 7 ou 10 ans après la dernière année d’amortissement.
- L’immobilier: tous les documents relatifs aux biens immobiliers pour lesquels vous avez récupéré la TVA doivent être conservés pendant 15 ou 25 ans.
- Pertes fiscales reportées : si votre société déduit des pertes fiscales reportées, vous devez conserver la comptabilité de l’année au cours de laquelle elles se sont produites, même si elles sont très anciennes, car en cas de contrôle, vous devez pouvoir prouver la perte initiale (Arrêt de la Cour de cassation du 18.10.2007).
Important : la loi du 20.11.2022 augmente le délai de réclamation qui passe à un an et cela à compter du 01.01.2023, peu importe l’exercice d’imposition. Ce délai commence à courir le troisième jour ouvrable qui suit la date d’envoi de l’Avertissement Extrait de Rôle. Il était précédemment de six mois.
Pour compléter cette information, voici un lien intéressant sur le site du SPF concernant la conservation des factures électroniques
https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/e-facturation/client/conserver#q11
