Je dois garder ou je peux jeter ?
Les archives prennent beaucoup de place et leur entassement est réalisé de plusieurs manières ingénieuses ou d’autres moins efficaces. Se débarrasser de ces archives constitue un autre problème.
Que faire de ce tas de papier ? Faut-il le détruire ou tout simplement le jeter ?
Une dernière question vient à l’esprit : combien de temps faut-il conserver ces documents ?
Nous essayons d’élucider ce problème en énumérant les délais de conservation imposés pour les documents comptables, fiscaux, sociaux et de société.
La loi oblige les entreprises à archiver et à conserver les documents officiels pendant une période déterminée mais … Quels documents conserver et pendant combien de temps ?
Vous trouverez toutes les informations spécifiques un peu plus loin mais sachez d’ores et déjà qu’il vaut mieux miser sur la sécurité.
En d’autres termes: conservez tous les documents officiels que vous pouvez pendant dix ans.
Connaître le délai de conservation précis de chaque type de document est parfaitement inutile.
Il n’existe qu’une seule exception à la règle des dix ans, qui concerne les documents relatifs aux biens immeubles. La loi vous oblige à conserver ces documents pendant 15 ans.
Nous tenons néanmoins à vous donner l’aperçu correct des différents délais de conservation :
- Documents et livres relatifs à la comptabilité : 10 ans.
- Sachez toutefois que vous pouvez détruire vos documents de comptabilité internes qui n’ont rien à avoir avec vos clients après 3 ans.
- Documents TVA: 7 ans,
- à compter du 1er janvier qui suit la clôture d’un exercice, ou du 1er janvier qui suit la transcription des documents.
- Documents relatifs aux biens immobiliers: 15 ans.
- Ce délai de conservation est obligatoire dans la mesure où la période de révision pour la déduction de la TVA a été fixée à quinze ans.
- Documents concernant les biens immeubles.
Pour les taxes qui ont grevé des biens immeubles par leur nature et les droits réels sur ces immeubles, la période de révision de la déduction de la TVA est de quinze ans.
Dès lors, il faut conserver tous les documents afférents à ces biens pendant quinze ans. (art. 48 § 2 C.T.V.A.)
Bâtiments neufs.
Le propriétaire d’un bâtiment récent est tenu de conserver, pendant un délai de cinq ans à compter de la date de la signification du revenu cadastral, les factures relatives à la construction, ainsi que les plans et les cahiers des charges de l’immeuble et de les communiquer à toute réquisition des agents chargés du contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée.
- Documents nécessaires pour déterminer votre revenu imposable en tant qu’entrepreneur – indépendant : 5 ans.
- Le délai commence à courir une fois l’année fiscale écoulée.
Tous les documents produits pendant cette année doivent être conservés pendant 5 ans.
Il n’est donc pas question de compter en mois.
- Documents de la société(p. ex. les procès-verbaux et les rapports): 5 ans également.
- Documents sociaux: 5 ans.
- Il convient toutefois de faire une distinction au sein de cette catégorie, en fonction du type de document. Certains documents doivent être conservés pendant les 5 années qui suivent la clôture de l’exercice tandis que pour d’autres, le délai peut commencer à courir à partir de la fin du mois de rédaction du document. Ceci dit, le plus facile est de conserver le tout pendant 5 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Exception importante
Les documents qui se révèlent pertinents dans le cadre de certaines procédures doivent être conservés jusqu’à la fin de la procédure en question. Il peut s’agir d’une faillite ou d’un dossier judiciaire.
Exemple : Imaginez que vous soyez la victime d’un fraudeur et que l’affaire traîne en justice pendant plusieurs années. Il est essentiel que vous conserviez tous les documents pertinents.
Facilitez-vous la vie 😉
Ne compliquez pas les choses : conservez tous vos documents pendant 10 ans.
En tant qu’entrepreneur, vous n’avez pas le temps de reprendre vos archives tous les x mois pour vérifier ce que vous pouvez détruire ou non.
Rassemblez tous vos documents au même endroit et conservez-les pendant dix ans.
Vous éviterez ainsi tout problème.
Profitez de la technologie et des atouts qu’elle vous propose pour digitaliser, scanner et conserver – si possible dans le cloud – les documents qu’il faut conserver. Ainsi, vous ne courrez pas le risque d’une inondation par ex. ;😉
Soyez particulièrement vigilants avec les documents concernant vos biens immobiliers. Vous êtes tenus de les conserver pendant 15 ans!
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