Remboursement des frais réels

Remboursement des frais réels : qu’est-ce qui change pour les dirigeants à partir de 2022 ?

A partir de l’année de revenus 2022, il y a une obligation élargie de déclaration des remboursements de frais propres à l’employeur.

C’est quoi les « Frais propres » à l’employeur :

En tant qu’employeur, vous pouvez accorder à votre personnel des frais forfaitaires mensuels qui couvrent les petites dépenses professionnelles.

En plus, il est possible également de rembourser les frais sur base de pièces justificatives.

Les fiches fiscales 281.10 sont celles qui reprennent les rémunérations et avantages de toute nature des dirigeants « employés » .

Pour les dirigeants ayant un statut d’indépendant, ce sont des fiches 281.20 qui sont exigées.

Obligations actuelles (avant 1er janvier 2022) :

Actuellement, les employeurs doivent indiquer sur la fiche fiscale 281.10/281.20 quels types de remboursement de frais propres à l’employeur ont été octroyé pour l’année de revenus concernée.

Ces remboursements peuvent se faire de 3 manières différentes selon le type de remboursement :

	Mention	Mention du montant ?
Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés	Oui – pièces Justificative	Non
Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes	Oui – normes sérieuses	Non
Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes	/	Oui

Comme vous le voyez, très généralement, les situations 1 et 2 nécessitaient simplement de « mentionner » le fait qu’il y avait eu des indemnités de frais (soit frais réels, soit frais forfaitaires sur base de normes sérieuses et concordantes) sans reprendre de montants spécifiques.

Nouvelle Obligation pour l’année de revenus 2022 :

Dès l’année de revenus 2022, en tant que dirigeant, vous serez obligé de mentionner sur la fiche 281.20 le montant spécifique pour chaque indemnité octroyée.

Ces remboursements pourront se faire de 3 manières différentes selon le type de remboursement :

	Mention	Mention du montant ?
Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés	Oui – pièces Justificative	OUI
Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes	Oui – normes sérieuses	OUI
Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes	/	OUI

Conséquences pour les employeurs :

Cette nouvelle obligation, entraîne une charge administrative supplémentaire.

Il faut créer une fiche par dirigeant spécifique à ces remboursements de frais, dont le total de tous les remboursements payés durant l’année doit être repris dans la fiche fiscale 281.10 ou 281.20.

Attention : veillez à avertir le secrétariat social des montants d’indemnités octroyés mensuellement